Автоматический помощник — это автоматизированная программа, которая обеспечивает обслуживание клиентов по телефону. Такие программы также известны как виртуальные администраторы, потому что они на самом деле представляют собой последовательность сохраненных в цифровом виде и предварительно разработанных сценариев, которые используются в качестве замены традиционного офисного администратора. Компании часто обсуждают использование автоматического помощника, а звонящие также предоставляют широкий спектр ответов об их вкусах и нежелании слышать «машинную запись» вместо настоящего человеческого голоса. В конечном счете, тип бизнеса и желания его клиентов должны быть факторами, которые помогут вам решить, является ли автоматический помощник правильным выбором.
Так же, как каждый администратор отражает имидж и голос компании, владельцы бизнеса должны знать, что выбор между помощником и администратором зависит от того, как это повлияет на их бизнес внутри и снаружи. В большинстве случаев гибридная система является логическим решением, поскольку она позволяет компании снизить затраты на рабочую силу и оптимизировать операции, позволяя абонентам в любое время выбрать разговор с живым человеком. Однако, пытаясь улучшить обслуживание клиентов, автоматический помощник может оказаться эффективным инструментом.
Предприятия могут пользоваться многими преимуществами автоматического помощника. Такие автоматизированные программы обычно имеют низкую месячную стоимость, которая мала по сравнению со стоимостью найма платного регистратора. Если бюджет минимален, компания может выбрать более дешевую систему с функциями по умолчанию. Хотя это очень базовая версия, некоторые системы могут быть лучше, чем традиционные регистраторы, когда дело доходит до обслуживания, потому что они удобно доступны круглосуточно, быстро отвечают на звонящие и могут обрабатывать несколько звонков одновременно.
Хорошо построенная система приветствует звонящих, приветствуя компанию, и позволяет им взаимодействовать, набирая номер телефона или голосовые сообщения для предоставления и сбора информации. Например, абонент может выбрать вариант 1 на телефонной клавиатуре, чтобы прослушать ранее сохраненное описание продуктов и услуг компании. Или выбор варианта 2 может привести к другому записанному сообщению, которое содержит информацию о рабочих часах компании, наблюдаемых выходных и дополнительных деталях, которые в противном случае заняли бы время сотрудника. С другой стороны, опция 3 может привести к меню добавочных номеров и позволить звонящим точно выбрать, с кем они хотят поговорить. Поэтому даже на самых базовых уровнях автоматический помощник может повысить эффективность работы службы поддержки клиентов в компании, а также повысить качество обслуживания клиентов.
Предприятия могут пойти гораздо дальше, чтобы в полной мере воспользоваться автомобильным помощником. При правильном внедрении такая система может развиваться в соответствии с конкретными потребностями компании и адаптироваться для представления голоса компании. В целом, крупные компании могут получить наибольшие преимущества, поскольку добавление любой автоматизации в обслуживание клиентов может значительно снизить эксплуатационные расходы. В некоторых случаях автоматический помощник может распознать идентификатор звонящего, подключить его к номеру учетной записи звонящего и автоматически направить звонки соответствующему торговому представителю. Это не только экономит время и усилия абонента, но также предупреждает торгового агента о том, кто звонит, и запускает ссылку, которую торговый агент может использовать для немедленного доступа к соответствующей информации учетной записи.
Для международной компании автоматический помощник может определить географическое местоположение вызова и автоматически направить вызов в соответствующий местный офис. Наконец, система может быть настроена с использованием личных голосовых записей, поздравлений и сценариев для создания более персонализированного обслуживания клиентов. В результате автоматизированный помощник может стать чем-то большим, чем просто автоответчик.